Stijgende vliegtarieven: Hoe travel managers de kosten voor zakenreizen onder controle kunnen houden

Stijgende brandstofkosten, capaciteitsbeperkingen en wijzigingen in de bedrijfsvoering van luchtvaartmaatschappijen blijven de vliegtarieven onder druk zetten. Voor bedrijven met regelmatige zakenreizen betekent dit hogere gemiddelde reiskosten, meer druk op reisbudgetten en een grotere behoefte om boekingsgedrag, naleving van het beleid en de totale reiskosten te beheren.

Volgens Marjan van Vliet, Head of Account Management bij ATPI Benelux, richten travel managers zich nu sterker op het verkrijgen van controle, niet alleen over de kosten, maar ook over de beschikbaarheid, het reisbeleid en de algehele reizigerservaring.

Voor veel organisaties blijft vliegen essentieel, met name voor internationale zaken. Tegelijkertijd kunnen tarieven snel veranderen, kan de beschikbaarheid beperkt zijn en verwachten reizigers nog steeds flexibiliteit en gemak. Travel managers moeten daarom een balans vinden tussen kostenbeheersing, naleving en de praktische behoeften van hun reizigers.

Hogere uitgaven zonder toename in reizen

“In het verleden waren veel gesprekken met klanten gericht op service, beleid of het optimaliseren van het reisprogramma. Nu vragen klanten vaker waarom dezelfde reis meer kost dan voorheen,” legt Marjan uit.

Belangrijk is dat hogere uitgaven niet noodzakelijkerwijs betekenen dat werknemers vaker reizen.

De analyse van ATPI, waarbij januari tot juni 2026 wordt vergeleken met dezelfde periode in 2025, laat zien dat de uitgaven in sommige gebieden met ongeveer 15% zijn gestegen, afhankelijk van de route. Dit suggereert dat op bepaalde routes de druk voortkomt uit een hogere gemiddelde prijs per reis in plaats van dat werknemers vaker reizen.

Meer dan alleen brandstofprijzen

Brandstof blijft een belangrijke factor in de prijsstelling van luchtvaartmaatschappijen, maar het is slechts een deel van het verhaal.

Luchtvaartmaatschappijen hebben ook te maken met een beperkte beschikbaarheid van vliegtuigen, vertragingen bij de levering van nieuwe toestellen en hoge bezettingsgraden. Tegelijkertijd ziet ATPI een toegenomen vraag naar premium economy vergeleken met vorig jaar, wat ook de gemiddelde reiskosten kan beïnvloeden.

Routeverstoringen en tijdelijke sluitingen van het luchtruim voegen een extra laag complexiteit toe. Wanneer luchtvaartmaatschappijen vluchten moeten omleiden, kunnen reizen langer worden, wat het brandstofverbruik en de operationele kosten verhoogt.

Voor organisaties is de impact duidelijk: reisbudgetten kunnen sneller onder druk komen te staan, zelfs als werknemers niet vaker reizen.

Voor travel managers is de vraag daarom minder hoe ze elke prijsbeweging kunnen voorspellen, maar meer welke hefbomen ze nog kunnen beïnvloeden.

Managed travel draait om inzicht en controle

Managed travel-programma’s en onderhandelde overeenkomsten met luchtvaartmaatschappijen bieden nog steeds belangrijke voordelen, maar hun waarde gaat verder dan het veiligstellen van een korting op een individueel ticket.

Veel tarieven bevatten variabele componenten zoals brandstoftoeslagen, terwijl lagere boekingsklassen snel kunnen verdwijnen als de beschikbaarheid verandert. Een onderhandeld tarief kan een organisatie daarom niet volledig beschermen tegen veranderende marktomstandigheden.

“De werkelijke waarde van een managed travel-programma draait in toenemende mate om inzicht en controle,” zegt Marjan. “Je kunt zien waar kosten ontstaan, of het reisbeleid wordt nageleefd en waar aanpassingen kunnen worden gedaan.”

Betrouwbare reisdata stelt organisaties in staat om verder te kijken dan één dure boeking en bredere patronen in hun reisprogramma te identificeren.

Boekingsgedrag maakt het verschil

Hoewel travel managers de prijzen van luchtvaartmaatschappijen niet in de hand hebben, kunnen ze wel beïnvloeden hoe hun organisatie daarop reageert.

Eerder boeken waar mogelijk blijft een van de duidelijkste kansen. Last-minute boekingen moeten kritisch worden bekeken, vooral wanneer langdurige interne goedkeuringsprocessen de aankoop vertragen. Vliegtarieven kunnen binnen enkele uren veranderen, waardoor het oorspronkelijke tarief mogelijk niet meer beschikbaar is zodra de goedkeuring is ontvangen.

Duidelijk beleid rondom toegestane reisklassen kan ook helpen. In sommige gevallen kan het kiezen van een alternatieve luchthaven, luchtvaartmaatschappij of aansluitende route een betere waarde bieden zonder het gemak voor de reiziger aanzienlijk te beïnvloeden.

Zoals Marjan benadrukt, is het doel niet om noodzakelijke reizen te verminderen, maar om slimmer te reizen.

Organisaties combineren ook steeds vaker meerdere vergaderingen of afspraken in één reis, wat kan bijdragen aan zowel kostenefficiëntie als duurzaamheidsdoelstellingen.

Kijk verder dan de ticketprijs

Travel managers moeten ook rekening houden met hoe de prijsstelling van luchtvaartmaatschappijen zelf verandert.

Het initiële tarief vertegenwoordigt niet altijd de volledige kosten van een reis. Afhankelijk van de luchtvaartmaatschappij en het type tarief kunnen extra diensten zoals stoelselectie, bagage, loungetoegang of producten aan boord het uiteindelijke betaalde bedrag verhogen.

Voor zakelijke reisprogramma’s wordt het daarom steeds belangrijker om naar de totale reiskosten te kijken, in plaats van opties uitsluitend te vergelijken op de geadverteerde ticketprijs.

In controle blijven voor de rest van 2026

Marjan verwacht dat de vliegtarieven gedurende de rest van 2026 relatief hoog en volatiel zullen blijven. Dat betekent niet dat elke route steeds duurder zal worden, maar capaciteit, brandstofkosten, operationele uitgaven en veranderende routebeschikbaarheid zullen de prijzen waarschijnlijk in beweging houden.

Haar advies aan travel managers is duidelijk: wacht niet tot de markt terugkeert naar hoe deze was.

In plaats daarvan moeten organisaties hun programma’s actief beheren via data, een actueel reisbeleid en boekingsgedrag.

“Kijk verder dan de prijs van een individueel ticket,” concludeert Marjan. “Waar boeken mensen? Wanneer boeken ze? Wordt het reisbeleid nageleefd?”

Uiteindelijk ligt de grootste kans niet in één individuele besparing, maar in het behouden van continue controle over het gehele reisprogramma: begrijpen waar kosten ontstaan, het boekingsgedrag sturen en weloverwogen beslissingen nemen voordat budgetten verder onder druk komen te staan.